Aujourd'hui, les entreprises sont constamment à la recherche de méthodes et d'activités pour améliorer les performances de leurs équipes et stimuler l'esprit critique de leurs employés. L'une des méthodes les plus efficaces est le Lunch and Learn. Ces événements sont des programmes organisés par les entreprises pour encourager les employés ou les candidats à déjeuner en groupe tout en poursuivant une formation, un séminaire, un brainstorming...
Les programmes Lunch and Learn sont une excellente occasion permettant de stimuler la créativité et l'innovation, et de créer des relations entre des personnes de différents départements, ce qui contribue à renforcer la coopération au sein de l'entreprise. Leur durée varie en fonction de l'objectif fixé par l'organisation et peut prendre de 30 à 90 minutes, parfois plus.
Les entreprises peuvent bénéficier de l’initiative Lunch and Learn de nombreuses façons, notamment :
Améliorer le développement professionnel : Les employés auront l'occasion d'apprendre à se connaître et de partager leurs responsabilités, ce qui favorise la flexibilité et l'agilité face aux changements organisationnels.
Encourager la croissance et l'apprentissage : Les sessions permettent aux employés de partager autour de leurs domaines d’expertise, ce qui leur donnera l'occasion de développer leurs compétences et leur confiance.
Développer les compétences de leadership : Les participants peuvent être autorisés à modérer ou à diriger une session couvrant un sujet relevant de leur domaine d'expertise.
Aborder les problèmes au sein de l’entreprise et générer de nouvelles idées : Les sessions Lunch and Learn sont l'occasion d'utiliser l'intelligence collective afin de résoudre des problèmes ou de générer des idées innovantes au bénéfice de l'entreprise.
Afin d'aider à la planification de sessions Lunch and Learn réussies, l'équipe de Trusted Advisors s'appuie sur un ensemble de facteurs clés de succès permettant aux entreprises de profiter pleinement de ces programmes. Ces facteurs de succès peuvent être entrepris sous forme d’actions comme suit :
Choisir la bonne fréquence : il est important de fixer des horaires appropriés et une fréquence adéquate pour les sessions de "Lunch and Learn" afin d'en assurer le succès. Il est conseillé de planifier les sessions fréquemment, sur une base hebdomadaire ou mensuelle (par exemple : tous les vendredis (fréquence hebdomadaire), ou tous les derniers vendredis du mois (fréquence mensuelle)).
Identifier les objectifs des sessions : Les événements Lunch and Learn doivent être intéressants, pertinents et utiles pour les employés. Il est essentiel de déterminer ce que vous voulez obtenir de ces sessions afin d'attirer les employés et de les convaincre de participer (par exemple, le développement des compétences des employés).
Choisir un sujet pertinent et intéressant : Pour pouvoir convaincre les employés d’assister aux sessions, il est important de choisir un sujet qui leur soit important et bénéfique. Par exemple, leur demander en amont ce qui les intéresse et ce qu'ils veulent apprendre. Les participants seront ainsi plus engagés et plus motivés par l'événement.
Décider du nombre de participants : il est important de décider à l'avance si l'événement sera organisé pour un public ciblé ou ouvert à tous. Dans tous les cas, l'envoi d'invitations et une demande de feedback rapide permettront de connaître le nombre exact de participants, ce qui permettra de planifier et de gérer la session convenablement.
Prévoir un menu attrayant : Cela semble plutôt basique, mais choisir le bon menu est essentiel pour que la session soit un succès. Un bon déjeuner motivera les employés à participer. Proposez-leur une variété d'options pour qu'ils se sentent bienvenus. Cela peut également permettre de fournir un feedback positif à ceux qui n'ont pas participé, ce qui les motivera pour les prochaines sessions.
Promouvoir l'événement : Faire de la publicité pour l'événement dès que le modérateur/présentateur et le sujet sont confirmés. Utilisez différents outils (canaux intranet, affiches, dépliants...) afin de créer un "buzz" autour du Lunch and Learn, tout en insistant sur le fait que toutes les idées et contributions sont les bienvenues.
Briser les barrières : La discussion et l'interaction sont les facteurs clés du succès d'un Lunch and Learn. Il est important d'impliquer les participants et d'instaurer une atmosphère propice à la discussion et au partage d'idées (par exemple, en demandant à chacun de se présenter au début, en demandant aux participants ce qui les intéresse dans cette session particulière...).
Prévoir des goodies cadeaux : Ils peuvent être sous forme de documents, ou d’infographies représentant des rappels sur papier qui réitèrent le contenu d’une session Lunch and Learn, et peuvent également inciter les employés à participer aux prochaines sessions. Il serait donc intéressant de remettre des goodies (documents, jouets, porte-clés, infographies…) aux participants à la fin de la session et s’assurer que ceux qui participent à distance reçoivent les leurs.
Encourager un feedback post-évènement : Il est essentiel de demander aux participants de donner leur avis après l'événement. Cela permettra d'améliorer les sessions à venir et de les rendre plus intéressantes et appropriées ; et signifiera également pour les employés que leur opinion compte et que les sessions sont organisées dans leur propre intérêt (par exemple, en mettant en place un simple formulaire en ligne où les participants peuvent partager leurs réflexions sur la session de manière anonyme).
Il est essentiel de garder à l'esprit que les Lunch and Learn sont des sessions informelles et volontaires qui favorisent le partage des connaissances et le développement des compétences des employés. Ainsi, pour planifier ces sessions et en faire un succès, il faut se concentrer sur les besoins des employés en termes d'apprentissage et de formation.
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